So gestalte ich meinen Arbeitsplatz effizient
Jeder Leiter eines kleinen Betriebes weiß, wie wichtig es ist, beste Leistung von einer geringen Anzahl an Angestellten zu erhalten. Denn jeder Betrieb wird noch erfolgreicher, wenn die Angestellten effizient mitarbeiten. Mit der optimalen Gestaltung und Ausstattung des jeweiligen Arbeitsplatzes, kann jeder Unternehmer selbst viel dazu beitragen. Gerade als Kleinunternehmer ist es jedoch meist schwierig, große Summen in diverses Büromaterial zu investieren. Doch das ist auch nicht notwendig, wenn ein paar Tipps berücksichtigt werden.
Tipp 1 – keinen Stress und Überblick wahren
Ein/e Sekretär/in soll nicht nur rasch agieren, sondern muss manchmal ein wahres Multi-Allround-Talent sein: Während gerade wichtige Daten in den Computer eingegeben werden, verlangt telefonisch der Vorgesetzte rasch nach diversen Unterlagen. Gleichzeitig will ein Kunde beziehungsweise Klient die sofortige Erledigung seiner Angelegenheit. Jetzt heißt es kühlen Kopf bewahren und nichts vergessen. Damit dies bestmöglich gelingt, sollten neben einem Notizblock und diversen Haftnotizen – für die kleinen Notizen nebenbei -, auch stets gut funktionierende Kugelschreiber zur Hand sein. Nicht vergessen: Einen Taschenrechner, zur Unterstützung beim Kopfrechnen. So ausgerüstet, kann jeder Mitarbeiter beste Leistung bringen. Der erste Schritt zum effizienten Arbeiten wurde gemacht.
Tipp 2 – Termine einhalten
Termine – welcher Art auch immer – sind wichtig und sollten auf keinen Fall in Vergessenheit geraten. Terminplaner sorgen immer für den optimalen Überblick. Damit der Durchblick bei Geschäftskunden und Co gewahrt bleibt, deren Visitenkarten übersichtlich in einer Mappe griffbereit aufbewahren. Termine, Besprechungen und Visitenkarten – wer hier den Überblick wahren kann, hat nachweislich weniger Stress und die Arbeitsleistung steigt.
Tipp 3 – Ablegen oder Vernichten, Dokumente richtig aufbewahren
Zuerst läuft der Drucker heiß, dann stehen jedoch viele Angestellten vor der Frage, wohin mit den vielen Dokumenten? Geschäftsbriefe, Lieferscheine und Rechnungen, Mahnungen, Fax und diverse Kopien – damit das Büro nicht unter dem ganzen Papier versinkt, heißt es Ordnung schaffen. Die Frage, welche Dokumente gehören aufbewahrt, und wie lange, steht jetzt im Vordergrund. Anschließend die Ordner dahingehend beschriften. Dies sorgt für schnellere Handlungsmöglichkeit und besseres Auffinden der einzelnen Schriftstücke. Karton-Register helfen in den jeweiligen Ordnern bei der richtigen Unterteilung. Wichtige Dokumente, die erledigt sind und nicht mehr länger im Büro aufbewahrt werden müssen, gehören professionell und im Sinne des Datenschutzes vernichtet und entsorgt. Interessant für kleine Unternehmen: ein Aktenvernichter. Dadurch wird Geld gespart (unnötige Kosten für Auftragsfirmen) und trotzdem erfolgt gesetzeskonform die Entsorgung von geheimen Schriftstücken.
Tipp 4 – ein Vorrat an wichtigem Büromaterial
Um unnötige Wartezeiten zu verhindern, lohnt sich das Anlegen eines kleinen Vorrates: Papier und Druckerpatronen beziehungsweise Toner für den Drucker, Schreibutensilien inklusive Marker und Spitzer, Kleber, Kuverts und freie Ordner. Dadurch können die diversen Aufträge stets sofort und zuverlässig erledigt werden.
Tipp 5 – Büroartikel mit Sinn
Ein effizienter Arbeitsplatz sorgt für mehr Wirtschaftlichkeit des gesamten Betriebes und hilft, unnötige Kosten einzusparen. Deswegen gilt: Investieren Sie in den richtigen Bürobedarf, für sich und Ihre Mitarbeiter. Das passende Zubehör bieten Anbieter wie Engelbert-Strauss.at. Die dadurch ersparte Geldsumme können Sie getrost anderweitig verwenden.
Weitere Informationen:
http://karrierebibel.de/effizienz/
http://www.staplesadvantage.at/back-to-work/arbeitsplatz-effizient-gestalten/
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