„In der Ruhe liegt die Kraft“, wusste schon Konfuzius zu berichten. Doch unser Alltag sieht anders aus: Ein wichtiges Dokument bearbeiten, dabei dem Kunden am Telefon die Rabattstaffel erklären und zur selben Zeit das gerade eingetroffene Mail bearbeiten. So sinkt die Qualität und oft auch das Wohlbefinden allmählich bis zum Nullpunkt. Was Sie dagegen tun können,lesen Sie in diesem Beitrag.
Bevor wir über Möglichkeiten für konzentriertes Arbeiten sprechen, den Arbeitsrhythmus am Laufen zu halten, sehen wir uns an wie Konzentration funktioniert.
Buchtipp:
Der Sägezahneffekt:
Jeder kennt die Situation, in der man nach einer Unterbrechung einige Zeit benötigt, um sich wieder auf die ursprüngliche Aufgabe zu konzentrieren. Oft weiß man gar nicht mehr genau, was man gerade machen wollte.
Dadurch verlängert sich die Zeit, die man für die ursprüngliche Aufgabe benötigt hätte, wäre man nicht gestört worden. Als Grafik sieht das folgendermaßen aus:
Dies ist auch einer der Hauptgründe, warum Multitasking nicht nur nicht funktioniert, sondern tatsächlich schädlich für die Konzentration und die Qualität ist. 100% Aufmerksamkeit lassen sich nicht in zwei mal 50% teilen.
Interessanterweise geht das nicht nur uns Menschen so, auch Computer Prozessoren können nur eine Aufgabe gleichzeitig erledigen. Gleichzeitige Anwendungen werden bei Prozessoren mit einem Kern tatsächlich Rechenaufgabe für Rechenaufgabe nacheinander abgearbeitet. Multikernprozessoren schaffen da zwar mehr, das hilft unserem Gehirn aber wenig.
Es ist also schlecht für unsere Aufmerksamkeit, wenn wir gestört werden. Wer hingegen konzentriert durcharbeiten kann, nutzt ungeahnte Potentiale:
Mails
Wer grundsätzlich diszipliniert mit dem Medium E-Mail umgeht, ist hier schon einen entscheidenden Schritt weiter. Dennoch sind vor allem neu eintreffende Mails Schuld an einem Großteil von täglichen Unterbrechungen. Besonders das kleine Benachrichtigungsfenster unten rechts, veranlasst uns schnell zu prüfen, was unser Kunde/Chef/Kollege mitteilen möchte.
Daher ist der erste Tipp einer der wichtigsten: Schalten Sie die Mail Benachrichtigung aus!
Es genügt vollkommen, wenn Sie Mails dann lesen, wenn Sie dabei sind sie zu bearbeiten. Mails müssen nicht sofort beantwortet werden, auch nicht wenn Sie mit hoher Dringlichkeit versendet wurden. Wenn Sie gerade ein komplexes Angebot berechnen, bleiben Sie dabei, erst wenn Sie die aktuelle Aufgabe erledigt haben, können Sie sich wieder den Mails widmen. Ich empfehle auch Mails in Blöcken abzuarbeiten. So könnte man seinen Posteingang beispielsweise drei mal am Tag bearbeiten, anstatt sich immer wieder unterbrechen zu lassen.
Telefon
Was für die Mailbenachrichtigung gilt, gilt auch für das Smartphone. Hier sind es gleich mehrere Kanäle, die um unsere Aufmerksamkeit werben. Das Mail blinkt rot, die WhatsApp Nachricht vibriert und Facebook klingelt. Aber bitte nicht, während man konzentriert arbeiten möchte. Am besten auf Stumm schalten und mit dem Display nach unten auf den Tisch. Versäumen wird man ohnehin nichts Weltbewegendes, Ihre Konzentration wird es Ihnen aber danken.
Auch Telefonate müssen nicht immer sofort beantwortet werden. Eine gut besprochene Mobilbox, auf der Name und Telefonnummer hinterlassen werden können, genügt. Wenn Sie mit dem Aufgabenblock fertig sind, an dem Sie gerade arbeiten, können Sie die Rückrufe erledigen. Oft hat sich dabei schon einiges von selbst erledigt. Ihre Kontakte werden sich schnell daran gewöhnen, im Gegenteil, die verlässlichen Rückrufe machen oft besseren Eindruck als angenommene, aber unkonzentrierte Telefonate. Wenn Sie sich zu 100% auf Ihre Telefonate konzentrieren, wird das Ihr gegenüber bemerken.
Pausen und Arbeitszeit
Ein Punkt, der mir besonders schwer fällt. Wer konzentriert arbeitet, benötigt auch regelmäßig Pausen. Sich auf sein Gefühl zu verlassen funktioniert dabei nicht immer. Ich bemerke immer erst viel zu spät, dass meine Aufmerksamkeit schon stark nachgelassen hat. Unterstützen kann hier das simple Einstellen einer Erinnerung in Outlook oder am Smartphone.
In welchen Abständen man Pausen benötigt, hängt sehr von der Persönlichkeit und der durchgeführten Aufgabe ab.
Um wieder fit zu werden gibt es viele Möglichkeiten, ein Spaziergang an der frischen Luft und ein Glas Wasser helfen dabei beispielsweise sehr gut.
Übrigens verhält es sich genauso individuell, was die bevorzugten Arbeitszeiten betrifft. Wer es sich aussuchen kann, sollte auf seine innere Uhr achten und besonders komplexe Arbeiten in Hochphasen erledigen.
Konzentriertes Arbeiten hat also viel mit Pausen und nicht aktiv sein zu tun.
Arbeitsplatz
Ein aufgeräumter Schreibtisch hilft ungemein sich zu konzentrieren. Wenn irgendwie möglich sollten in Sichtweite nur die Unterlagen der aktuellen Aufgabe zu finden sein. Obwohl manch ein Schreibtisch zu historischer Zeitreise einlädt, rate ich persönlich zu Ordnung am Tisch. Wichtig ist auch, alles was man für die Tätigkeit benötigt, vorher zu holen. Ansonsten wird man ebenfalls aus seiner Konzentration gerissen und findet unterwegs bestimmt auch noch weitere Ablenkungen.
Ob man seine Aufgaben im Home-Office oder lieber im Büro erledigt, kommt darauf an, wo man eher Ruhe findet. Wer zu Hause mit mehreren Kindern und Haustieren gesegnet ist, wird unter Umständen besser ins Büro fahren. Andererseits sind moderne Großraumbüros oft auch kein idealer Arbeitsplatz um konzentriert arbeiten zu können.
Wenn Sie im Büro Kollegen haben, die sie oft unterbrechen, versuchen Sie gemeinsam Regeln aufzustellen. Dabei sollte signalisiert werden können, wer gerade konzentriert arbeiten möchte. Wer ein eigenes Zimmer zur Verfügung hat, tut sich hierbei naturgemäß leichter, aber auch im Großraumbüro kann man kleine Schilder oder Zettel aufhängen.
Urlaub
Gelingt es Ihnen gar nicht mehr sich länger zu konzentrieren, könnte es auch einfach an Überarbeitung liegen. Hier hilft ein kurzer Urlaub schnell. Am besten hält man sich dabei in der Natur auf mit möglichst wenig Tourismustrubel, vielleicht ein Campingurlaub?
Das wichtigste zusammengefasst:
- Mails, Telefonate und andere Nachrichten geblockt abarbeiten.
- Benachrichtigungen ausschalten.
- Für regelmäßige Pausen sorgen.
- Innere Uhr beachten und seine bevorzugte Tageszeit nutzen.
- Schreibtisch leer halten.
- Kollegen informieren.
Ich hoffe die Tipps helfen Ihnen, sich beim Arbeiten noch besser konzentrieren zu können. Wenn Sie noch weitere Tipps haben oder andere Erfahrungen gemacht haben, freue ich mich über Ihren Kommentar.