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Warenwirtschaft in der Gastronomie – Eine unverhofft harte Nuss

Viele Gastronomen sind großartige Köche, Baristas, Konditoren. Doch an einigen betriebswirtschaftlichen Grundlagen mangelt es häufig. Was Sie in dieser Hinsicht besonders bei der Warenwirtschaft beachten müssen, erfahren Sie hier.

Wenn die Uhren anders ticken

Gastronomie ist immer auch ein Wirtschaftsbetrieb. Und als solcher unterscheiden sich weder Mini-Café noch Schnellrestaurants von Onlinehändlern, Nähstuben oder einem Bastelladen. Bei allen geht es um marktwirtschaftliche Prinzipien und es müssen Waren beschafft, verwaltet, ausgegeben werden.

Doch wo die meisten Handelsbetriebe meist von Leuten gegründet werden, die einen wirtschaftlichen Background haben und zumindest durch eine entsprechende Berufsausbildung das kleine Einmaleins der Warenwirtschaft beherrschen, sieht es in der Gastronomie anders aus.

Um den da notwendigen Befähigungsnachweis zu erlangen, muss oftmals das wirtschaftliche Wissen nachgelernt werden während die gastronomischen Fähigkeiten bereits vorhanden sind. Dieses Nachlernen wird dennoch häufig vernachlässigt. Kein Wunder also, dass die Gastro-Szene im Land zu denjenigen mit den mit Abstand meisten Insolvenzen gehört.

Nein, eine Ausbildung kann der folgende Artikel nicht ersetzen. Aber er möchte angehenden Gastronomen die richtige Richtung weisen, um grobe Schnitzer zu vermeiden.

warenwirtschaft-gastronomie

  1. In ein Warenwirtschaftssystem investieren

Google zeigt dem geneigten Suchenden unzählige Einträge, hinter denen sich Anleitungen verbergen. Darunter Videos, in denen man erklärt bekommt, wie man den Tabellen-Klassiker Excel zum Warenwirtschaftssystem macht.

Unser Tipp: Finger weg davon. Ja, das alles kann funktionieren. Aber gerade solche Programme, die für tausenderlei Anwendungen konzipiert wurden, sind in der Regel unheimlich schwer zu durchblicken und haben viele offene Tore für Fehler. Das gilt selbst für die Masse an kleinen Unternehmen, die nur eine E/A-Rechnung machen müssen.

Hinzu kommt, dass es kaum eine Branche gibt, in der Bargeldzahlung nach wie vor so sehr überwiegt wie in der Gastronomie. Dementsprechend häufiger wird von schwarzen Schafen manipuliert, von den Behörden kontrolliert und zwischen Tippfehler und Quittung können sich zahlreiche Fehler einschleichen.

Es gibt auf dem Softwaremarkt eine ganze Reihe von Anbietern, die ganz speziell auf die Gastronomie zugeschnittene Wirtschaftssysteme anbieten. Natürlich, solche Programme gibt es ungleich zu OpenOffice und Co. nicht umsonst.

Aber sie liefern einem ein rein auf Gastro zugeschnittenes Leistungspaket, lassen sich auch ohne tiefergehende Kenntnisse bedienen, denken vor allem mit und warnen, wenn man einen Anwenderfehler begeht.

  1. Nicht nur der kaufenden Masse folgen

Jeder Gastronom hat „seine“ Quellen, bei denen er vom Schnapsglas bis zum Rumpsteak alles erwirbt, was er für sein Geschäft braucht. Sobald man in die Szene eintaucht und sich mit seinen Konkurrenten unterhält, wird man sich unweigerlich über solche Lieferanten austauschen.

Das ist einerseits gut, denn solcherart „Buschfunk“ kann natürlich verhindern, dass man irgendwo zu teuer einkauft. Andererseits jedoch sorgt er für Herdentrieb. Wenn 200 Gastronomen aus einem Gebiet alle beim vermeintlich günstigsten Händler vor Ort kaufen, hat der ein Quasi-Monopol und keinerlei Druck, an seinem Preisen etwas zu ändern.

Doch auch in der Gastronomie ist die Zeit nicht stehengeblieben. Dezidierte Hersteller wie beispielsweise manfreddo.com vertreiben ihre Waren direkt im Netz. Es gibt allerdings vielfach auch die Möglichkeit, seine Waren bei Großhändlern mit Ladengeschäft zu bestellen und im Zweifelsfall quer durch Österreich schicken zu lassen.

  1. Immer Zeit für Buchhaltung haben

Gründen ist eines der anstrengendsten Felder, denen man sich außerhalb eines Düsenjäger-Cockpits widmen kann. Und das gilt noch mehr für die Gastronomie, wo sich extreme Stoßzeiten mit selbst für Start-up-Verhältnisse enorm langen Arbeitstagen paaren. Doch die Buchhaltung darf dabei keinesfalls außer Acht gelassen werden.

Ganz simpel ausgedrückt: Jeden Tag muss die Zeit vorhanden sein, um seine Warenwirtschaft auf den neuesten Stand zu bringen. Ob man das frühmorgens bei einem Kaffee macht, nach den akuten Aufgaben am Vormittag oder abends, wenn die letzten Gäste gegangen sind, ist zweitrangig.

Aufschub sorgt für Fehlerpotenzial. Und gerade deshalb sollte man ja auch in ein Warenwirtschaftssystem investieren – weil es Zeit und Nerven, die man in diese natürlich unbequeme Arbeit investieren muss, auf ein Minimum reduziert.

  1. Qualität muss gleichbleibend sein

Eines der alltäglichsten Probleme für Gastronomen: Die Preise für Speisen und Getränke, die man bezieht, ändern sich regelmäßig, denn sie sind ja schließlich nicht vom markwirtschaftlichen Prozess abgekoppelt.

Und auch, wenn man als Gastronom seine Speisekarte häufiger ändern sollte, so ist man dennoch gezwungen, die Verbraucherpreise über vergleichsweise lange Zeiträume auf gleichbleibendem Niveau zu halten. Denn durch Börsenkurse schwankende Preise für Cola, Schnitzel und Co. mögen Gäste gar nicht.

Bedeutet, man kann Preissteigerungen nicht so einfach an den Verbraucher weitergeben, wie es in vielen Branchen der Fall ist.

Viele Gastronomen versuchen dann diese Schwankungen dadurch aufzufangen, dass sie günstigere Zutaten einkaufen. Ja, das ist natürlich gestattet, jedoch mit einem großen Aber versehen:

Niemals sollte man sich dazu hinreißen lassen, Qualität dem Spargedanken unterzuordnen. Was die Warenwirtschaft anbelangt ist es besser, mit schwankenden Einkünften (durch veränderte Einkaufspreise) zu leben, als durch Qualitätseinsparungen Gäste zu vergraulen.

Warum? Aus einem einfachen Grund: Die Steigerung der Einkaufspreise ist etwas Absolutes. Etwas, mit dem man zuverlässig kalkulieren kann. Qualitativ schlechtere „Billigware“ indes ist viel schlechter kontrollierbar. Sie kann sich auszahlen, kann aber ebenso gut für sinkende Gästezahlen sorgen.

Und eines steht fest: Hat sich einmal herumgesprochen, dass ein ansonsten für seine Qualität bekanntes Haus es an diesem Punkt hat schleifen lassen, wird es schwieriger, und wahrscheinlich sogar viel teurer, den guten Ruf wiederherzustellen.

  1. Mitarbeiter kommt von Mitmachen

Beim einem Gastro-Start-up früher, beim anderen später, wird die Belegschaft vom Einmannbetrieb aus wachsen – das ist vollkommen natürlich.

Leider jedoch denken und handeln viele Gründer auch danach noch so, als müssten sie alles allein tun. Namentlich bei der Warenwirtschaft. Wird jenen Mitarbeitern, die Waren einkaufen, der Zugang zum Warenwirtschaftssystem verwehrt, können diese Daten nicht eingetragen werden und keine Abrechnungen erstellt werden.

Das wiederum ist pures Gift. Denn selbst das beste Warenwirtschaftssystem läuft aus dem Takt, wenn es nicht unmittelbar mit frischen Daten gefüttert wird. Hier ist Vertrauen in seine Leute oberstes Gebot – und natürlich auch, sie gut zu schulen.

 

 

Bildquelle:

Unsplash.com © Crew

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