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Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Alle wichtigen Regelungen auf einen Blick

Kleine und mittlere Betriebe verwalten ihr Einkommen mit der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, kurz E/A-Rechnung. Es handelt sich dabei um eine von zwei gesetzlichen Gewinnermittlungsarten, welche auch als vereinfachte Buchhaltung bezeichnet wird. Wenn Sie zu den glücklichen Unternehmern gehören, die lediglich mit dieser Gewinnermittlungsart arbeiten müssen, können Sie sich hier über alle wichtigen Regelungen informieren, die Sie bei der Anwendung berücksichtigen müssen.

Wer darf seinen Betrieb mit der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung verwalten?

Bevor wir Ihnen die geltenden Bestimmungen näherbringen, klären wir die Fragen, wer seinen Betrieb zwingend mit einer doppelten Buchführung verwalten muss:

Wenn Ihr Umsatz an zwei aufeinanderfolgenden Jahren den Betrag von 700.000,- Euro übersteigt, sind Sie zur doppelten Buchhaltung verpflichtet. Diese Regelung gilt nicht für freie Berufe (1) und Land- und Forstwirte. Ohne Ausnahme zur doppelten Buchführung verpflichtet sind Kapitalgesellschaften, und in den meisten Fällen eingetragene Personengesellschaften.

 Wenn Sie also ein Gewerbe betreiben, dessen Umsatz 700.000,- Euro nicht übersteigt, und der Betrieb weder als Kapital- noch als Personengesellschaft geführt wird, können Sie die E/A-Rechnung anwenden. Ebenso zur Anwendung der E/A-Rechnung berechtigt sind alle Freiberufler.

einnahmen-ausgaben-rechnung
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Zufluss-Abfluss-Prinzip

Mit der E/A-Rechnung werden lediglich die tatsächlichen Betriebseinnahmen und –ausgaben erfasst. Ob es sich dabei um bare oder unbare Einnahmen und Ausgaben handelt, spielt keine Rolle. Am Jahresende wird aus den ermittelten Zahlen der Gewinn oder Verlust ermittelt.

Diese Aufzeichnungen sind zu führen

Unternehmer, die mit der E/A-Rechnung arbeiten, folgendes zu erfassen:

  • Anlagenverzeichnis (2)
  • Lohnkonten (bei Beschäftigung von Dienstnehmern)
  • Registrierkasse (bei Bareinlagen) (3)
  • tatsächliche Betriebseinnahmen und –ausgaben
  • Wareneingangsbuch (4)

Es besteht für E/A-Rechner keine Verpflichtung, eine Inventur durchzuführen.

Die Einkommenssteuererklärung

Die Einkommenssteuererklärung ist für Einzelunternehmer mit dem Formular E1a (5) beim Finanzamt abzugeben. Für Kleinunternehmer steht das vereinfachte Formular E1a-K (6) zur Verfügung. Der Spesenverteiler in Papierform muss nicht mehr beigelegt werden. Die Einkommenssteuererklärung muss bis zum 30.04. des Folgejahres eingereicht werden. Bei Übermittlung der Einkommenssteuer via FinanzOnline verlängert sich die Frist auf den 30.06. des Folgejahres. Steuerberater haben andere Abgabefristen.

TIPP: Eine Ausfüllhilfe für die Einkommenssteuererklärung E1a sowie E1a-K finden Sie hier: https://formulare.bmf.gv.at/service/formulare/inter-Steuern/pdfd/2016/E2.pdf
ACHTUNG! Wird die Frist versäumt, wird ein Verspätungszuschlag fällig (bis zu 10% der Abgabenschuld)

Wie müssen die Einnahmen und Ausgaben gegliedert werden?

Betriebseinnahmen:

  • Anlageerträge und -entnahmen
  • Einnahmen, für die vom Kunde KEINE Mitteilung lt. Meldepflicht nach § 109a EStG (7) erbracht hat (gilt auch für Eigenverbrauch)
  • Einnahmen, für eine Mitteilung lt. § 109a ausgestellt wurde
  • Übrige Betriebseinnahmen

Betriebsausgaben:

  • AfA / geringwertige Wirtschaftsgüter
  • Beigestelltes Personal und Fremdleistungen
  • Betriebliche Spenden
  • Bewirtung, Trinkgelder
  • Instandhaltungen von Gebäuden
  • Miete und Pacht sowie Leasing
  • Personalaufwand (inklusive Lohnnebenkosten)
  • Provisionen, Gebühren für Lizenzen
  • Reise- und Fahrtspesen, inkl. Kilometergeld und Diäten (ohne tatsächliche KFZ-Kosten)
  • Sozialversicherungsbeiträge und private Versicherungsbeiträge
  • Tatsächlich angefallene Kosten für KFZ (ohne AfA, Leasing und Kilometergeld)
  • Übrige Betriebsausgaben
  • Waren, Roh- und Hilfsstoffe

Definitionen zu den einzelnen Positionen 1 – 13 können Sie hier nachlesen: https://findok.bmf.gv.at/findok?execution=e1s1

Entweder Einnahmen-Ausgaben-Journal oder Archivierung der Kontoauszüge

Als Aufzeichnungssystem können E/A-Rechner zwischen Einnahmen-Ausgaben-Journal oder der lückenlosen Sammlung und Archivierung (siehe Aufbewahrungsfrist) der Kontoauszüge (Bankeinnahmen / Bankausgaben) wählen, wobei sich Zweiteres vor allem dann eignet, wenn die Zahlungsflüsse zu einem Großteil über das Konto abgewickelt werden.

Wann müssen die Eintragungen erfolgen?

Alle Eintragungen haben vollständig, mit Beleg und in zeitlicher Reihenfolge vorgenommen zu werden. Die Belege haben in einem Journal festgehalten zu werden und in derselben chronologischen Reihenfolge abgelegt zu werden. Spätestens nach einem Monat und 15 Tagen sollten alle Eintragungen durchgeführt worden sein. Das gilt nicht für bestimmte Bareinnahmen. Diese müssen unter gewissen Voraussetzungen sofort mittels Registrierkasse verzeichnet werden.

Das zählt zu den Betriebseinnahmen

Sobald dem Unternehmer Geld oder geldwerte Vorteile zufließen, spricht man von einer Einnahme:

  • Anzahlungen (Vorschüsse)
  • Verkauf von Anlagegütern
  • Hilfsgeschäfte (z.B.: Provision, Zinsen)
  • Leistungen (z.B.: Dienstleistung)
  • Lieferungen (z.B.: Warenverkauf)
  • Sachentnahmen (z.B.: Entnahme von Waren für den Eigenverbrauch)

Tageslosung ermitteln

Sobald der Umsatz des Betriebes in einem Wirtschaftsjahr 15.000,- Euro überschreitet, müssen alle Bareinnahmen mittels Registrierkasse einzeln erfasst werden. Kassasturz darf in den meisten Fällen nicht mehr gemacht werden (nur bei Ausnahmeregelung)

INFO: Barumsätze sind auch alle Zahlungen via Bankomat- oder Kreditkarte.

Das zählt zu den Betriebsausgaben

  • AfA
  • Anfallende Gebühren für Gemeinde, Post, Telefon, usw.
  • bei rein betrieblich genutzten Bankkonto: Bankzinsen und Geldspesen
  • Betriebskosten für KFZ
  • Bewirtung und Trinkgelder
  • Büromaterial, Reinigung, Dekoration, Verpackung
  • Fahrt- und Reisespesen inkl. Tages- und Nächtigungsgelder
  • Geringwertige Wirtschaftsgüter
  • Honorare für Steuerberater, Buchhaltung, Anwalt, Notar, usw.
  • Kosten für Werbung
  • Miete oder Pacht von Räumlichkeiten, Gebäuden, Telefon. Leasing, Maschinen, usw.
  • Personalkosten inklusive Steuern und gesetzlicher Sozialaufwand
  • Pflichtbeiträge der Sozialversicherung
  • Reparaturen
  • Steuern (NICHT die Einkommenssteuer)
  • Strom, Gas
  • Versicherungen
  • Wareneinkauf

Wenn Betriebsausgaben zu einem gewissen Teil auf den Privatbereich fallen, wird ein Anteil von den Betriebsausgaben abgezogen.

Wann spricht man von einem Verlust?

Von einem Verlust ist dann die Rede, wenn die Summe aller Betriebsausgaben die Summe aller Betriebseinnahmen übersteigt. Mehr dazu finden Sie auf der Seite der WKO: https://www.wko.at/service/steuern/Die_steuerliche_Verlustverwertung.html

Umsatzsteuer erfassen

Jeder Unternehmer hat die eingehobene Umsatzsteuer zu erfassen. Davon ausgenommen sind all diejenigen, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen.

Reverse Charge erfassen

Geht die Steuerlast auf den Leistungsempfänger über, hat der Leistungserbringer die verbuchten Einnahmen gesondert aufzuzeichnen.

Vorsteuerabzug

Alle Unternehmer, ausgenommen Kleinunternehmer, sind vorsteuerabzugsberechtigt. Das heißt, die gezahlte Steuer kann von der Umsatzsteuerschuld abgezogen werden. Voraussetzung dafür ist eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung sowie die abgewickelte Bezahlung.

Umsatzsteuervoranmeldung

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss monatlich über FinanzOnline erstellt werden, sofern ein Internetanschluss besteht. Wenn der Umsatz des Vorjahres unter 100.000,- Euro liegt, kann auch ein vierteljährlicher Rhythmus gewählt werden. Die Zahlung an das Finanzamt muss spätestens anderthalb Monate (= 1 Mo + 15 Ta) nach Ende des Quartals erfolgen.

Verbuchen nach der Brutto- oder nach der Nettomethode

Die Verbuchung kann bei E/A-Rechnern entweder brutto (also mit Umsatzsteuer) oder netto erfolgen.

Holen Sie sich weitere Informationen online beim Bundesministerium für Finanzen und der WKO. Weitere wichtige Punkte für E/A-Rechner sind der Gewinnfreibetrag, die Aufbewahrungsfrist, Absetzung für Abnutzung (AfA) sowie geringwertige Wirtschaftsgüter. Verabsäumen Sie es nicht, sich auch darüber genügend Informationen einzuholen. Wir empfehlen Ihnen, sich vor Unternehmensgründung eine umfassende Beratung vom Steuerberater einzuholen. Ob Sie Ihre gesamte Buchhaltung selbst, oder doch lieber vom Steuerberater (8) machen lassen sollten, können Sie hier nachlesen.

Links:

Gesamte Rechtsvorschrift Unternehmensgesetzbuch: https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10001702

Einkommenssteuerrichtlinien: https://findok.bmf.gv.at/findok?execution=e1s2#

Vorlage Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: https://ea-tabelle.at

 

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