Kleinere und Mittelständische Unternehmer sind oft mit dem Abrechnen von Reisekosten konfrontiert. Ein Thema das man nicht vernachlässigen sollte, da es sich dabei um reale Ausgaben handelt, die bei der Steuerausgleich geltend gemacht werden können. Die Voraussetzung dafür ist, dass es sich um eine Dienstreise handelt.
Wann handelt es sich um eine Dienstreise?
Um die Aufwendungen korrekt abrechnen zu können, muss es sich bei der Reise um eine ordentliche Dienstreise handeln. Diese muss mindestens 25 km von der üblichen Betriebsstätte entfernt sein und zum Zweck der Berufsausübung durchgeführt werden. Ein Erholungsurlaub ist dem zu Folge natürlich keine Dienstreise. Ob man bei dieser Reise einen Geschäftsabschluss erzielt hat oder nicht, spielt übrigens keine Rolle.
Es genügt nicht, 25 km insgesamt unterwegs gewesen sein, die Reise muss über diese Entfernung auf direkter Fahrt entfernt sein, damit die Dienstreise geltend gemacht werden kann. Selbst wenn man 100 km fährt, aber nie über diese Grenze hinaus kommt, darf nicht abgerechnet werden.
Welche Reisekosten darf ich als Unternehmer geltend machen?
Das österreichische Bundesministerium für Finanzen kennt grundsätzlich vier verschiedene Gruppen von Reisekosten:
- Reisekosten für die Übernachtung
- Verpflegungsmehraufwand
- Fahrtkosten
- Nebenspesen
Diese verschiedenen Aufwendungen können während einer Dienstreise auftreten und vom Unternehmer abgerechnet werden.
Übernachtungskosten
Die Kosten für die Übernachtung selbst können entweder mittels Pauschalbetrag oder mit den tatsächlichen Kosten für das Hotel oder die Pension geltend gemacht werden. Allerdings ist der Pauschalbetrag der Übernachtungskosten mit nur € 15,- pro Nacht so gering, dass man hier so gut wie immer auf die tatsächliche Abrechnung zurückgreifen wird. An Verpflegungen zählt das Frühstück zu den Übernachtungskosten hinzu, Mittagessen, Abendessen und andere Mahlzeiten fallen hingegen unter die Pauschalen des „Verpflegungsmehraufwands“. Das bedeutet dass das Frühstück getrennt auf der Hotelrechnung stehen darf, andere Mahlzeiten müssten dann herausgerechnet werden.
Verpflegungsmehraufwand
Hierunter fallen alle Verpflegungen, sprich Mahlzeiten oder Getränke, die während der Dienstreise anfallen. Diese werden nicht mittels Beleg sondern als Tagesdiäten geltend gemacht. Um den Verpflegungsmehraufwand als Pauschale abzurechnen, muss die Dienstreise mindestens 3 Stunden dauern. Folgende Berechnung bzw. Werte werden dazu verwendet:
- Ganzer Tag: € 26,40
- je angefangener Stunde (min. 3 Stunden): € 2,20
Wenn ein gratis Mittagessen oder Abendessen angeboten wird, werden € 13,20 pro Mahlzeit abgezogen.
Tipp: Bei kurzen Dienstreisen mit einer teuren Mahlzeit, kann es sich lohnen die Dienstreise nicht abzurechnen und stattdessen nur den Beleg über die Mahlzeit zu verrechnen. Beachten Sie dabei aber die Regelung bezüglich des Zwecks der Verpflegung.
Fahrtkosten
Die Abrechnung der Fahrtkosten unterscheidet sich nicht zwischen einer Dienstreise oder einer herkömmlichen beruflichen Fahrt. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln werden immer die tatsächlichen Fahrtkosten angesetzt, also der Preis für das Taxi, den Flug, Bus oder die Bahn.
Ist man mit dem Firmen PKW unterwegs, werden keine Fahrtkosten abgerechnet, da diese bereits mit den üblichen Abschreibungskosten berücksichtigt sind. Fährt man allerdings mit einem Privat PKW, wird das amtliche Kilometergeld von € 0,42 pro Kilometer angewandt.
Nebenspesen
Hierunter fallen alle weiteren Kosten. Das können unter anderem Kosten für Kommunikation (Telefon, Internet), Trinkgelder und andere Beträge sein, die durch die Reise anfallen. An Versicherungen kann allerdings nur eine Reisegepäckversicherung geltend gemacht werden, da alle anderen Reiseversicherungen unter die privaten Personenversicherungen fallen und getrennt abzurechnen sind.
Wie sieht das mit der Vorsteuer aus?
Vor allem die Nebenspesen, Nächtigungskosten und Tagesdiäten sind im Sinne des Vorsteuerabzugs interessant. Dieser kann immer dann angewandt werden, wenn die Reise im Inland zu rein beruflichen Zwecken durchgeführt wird. Bei den Tagesdiäten werden 10% der Bruttobetrages angesetzt, bei anderen der jeweilige Rechnungssatz der Ausgaben. Wichtig ist dabei dass die ausgestellte Rechnung alle notwendigen Daten wie den Firmennamen und die verschiedenen Steuersätze enthält, damit abgerechnet werden kann.
Reisekostenabrechnung als Arbeitnehmer
Als Arbeitnehmer gelten die selben Regelungen wie für den Unternehmer selbst. Hinzu kommen aber meist firmeninterne zusätzliche Regelungen, wie beispielsweise Obergrenzen für Hotelnächtigungen. Ansonsten ist der Arbeitnehmer aber in der selben gesetzlichen Regelung auf Dienstreisen unterwegs wie sein Arbeitgeber.
Fazit
Unternehmer können also die Fahrtkosten (ausser bei Firmen PKW´s) die Hotelrechnung, Tagesdiäten und Nebenspesen abrechnen. Die Voraussetzung dafür ist, dass das Reiseziel 25 km vom Firmenstandort entfernt ist und die Reise einem betrieblichen Zweck dient. Der Vorsteuerabzug ist möglich, für die Tagesdiäten wird ein Umsatzsteuersatz von 10% berechnet.