Seit Jahren wird in allen Branchen immer wieder das Papierlose Büro diskutiert. Das ist nicht nur für die Umwelt sondern auch für die Ausgaben ein interessanter Ansatz. Aber lässt sich das in der Praxis überhaupt umsetzen?
Was spricht für das Papierlose Büro?
Zuerst sind hier natürlich die Kosten für Papier und die Druckkosten im Allgemeinen zu nennen. Papier selbst ist dabei nicht immer das schlimmste Übel. Ein Blatt bekommt man schon ab € 0,01 Cent. 1000 Seiten kommen also auf € 10,-. Wer halbwegs vernünftig mit dem Medium Papier umgeht, sollte sich das als Unternehmen also leisten können.
Etwas anders sieht das aber schon bei den Druckgeräten aus, professionelle und Industrie-taugliche Geräte sind sehr teuer und benötigen meist Wartung und Instandsetzung. Auch die Toner wollen regelmäßig ersetzt werden. Zudem benötigen die Drucker Platz und Strom im Büro.
Dies sind aber nur die direkten Kosten die für einen Ausdruck entstehen. Noch dramatischer wird das Bild, wenn man sich interne Prozesse ansieht. Ein Klassiker dabei ist das Fahrtenbuch oder das Stundenblatt. Mitarbeiter die Stundenzettel schreiben müssen, befinden sich oft im Außendienst als Techniker. Nicht nur dass es schönere Arbeiten gibt, als seine Stunden genau zu vermerken, auch das Umfeld ist nicht immer geeignet um ein Blatt Papier schonend zu behandeln. Was dann im Büro ankommt und dort digitalisiert werden will, ist oft kaum zu entziffern. Nun beginnt also der erste Zeitfaktor vom Digitalisieren schon mit der Schwierigkeit die Daten zu entziffern. Hinzu kommt noch das Problem, dass schon ein kleiner Abtippfehler unangenehme Folgen und viel Zeit in der Korrektur benötigen.
Derselbe Vorgang rein digital betrachtet, hilft hier ungemein. Angenommen der Mitarbeiter kann seine Arbeitszeiten am Smartphone eingeben. Zu allererst kann ich dem Mitarbeiter Arbeit abnehmen und einige Felder (Uhrzeit, Datum, Ort) automatisch eintragen lassen. Vor allem die Mitarbeiter im Büro werden aber am meisten entlastet. Alle Daten können über Schnittstellen automatisch in die Lohnverrechnung weitergegeben werden. Eingegriffen muss nur noch dann werden, wenn Korrekturen in den übermittelten Zeiten eingegeben werden sollen.
So ein System rechnet sich in den meisten Unternehmen bereits im ersten Jahr der Anschaffung.
Was spricht gegen das Papierlose Büro?
Es gibt aber auch einige Punkte, in denen es unter Umständen nicht immer möglich oder sinnvoll ist, gänzlich auf Papier zu verzichten. Notizen können dazu gehören. Der Mensch ist aufgrund seiner kognitiven Fähigkeiten besser im Stande sich Dinge zu merken, wenn man sie (hand-)schriftlich festhält. Das kann sogar beim Denken helfen. Wer also ein leeres Blatt Papier vor sich hat, kann schnell skizzieren was in einem Projekt noch zu tun ist. Vor allem visuelle Typen profitieren enorm davon. Unsere digitalen Geräte, wie auch Tablets, können zwar mit einem Stift benutzt werden, das haptische Feedback ist aber noch weit von echtem Schreiben entfernt. Das liegt vor allem an der glatten Glasoberfläche.
Aber auch einige Dokumente machen unter Umständen noch in Papierform Sinn. Eine gut geführte Karteikarten Ablage trägt sehr zu einem gut organisierten Büro bei. Seine wichtigsten Dokumente auf einen Tisch vor sich ausgebreitet ist viel übersichtlicher, als jedes noch so gut programmierte CRM System.