Eine Rechnung in Österreich muss bestimmte Bedingungen erfüllen, um vom Finanzamt anerkannt zu werden. Welche Merkmale das sind, und wie Sie elektronisch ausgefertigte Rechnungen gesetzeskonform ausstellen, erfahren Sie hier.
Rechnungen über 400,- EUR mit Ausweisung der Umsatzsteuer
Wer Rechnungen mit Umsatzsteuer ausweist, hat sich an die Anforderungen laut Umsatzsteuergesetz zu halten. Alle Beträge ab 400,- EUR (inkl. Ust.) müssen folgende Punkte enthalten:
- Name, Anschrift und Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) des Lieferanten
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder der Leistung
- Lieferdatum
- Preis inklusive Steuersatz
- Hinweis bei Steuerbefreiung oder Differenzbesteuerung
- Steuerbetrag
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Nummer
Muster Rechnung der Wirtschaftskammer Österreich für Rechnungen im Inland: https://www.wko.at/service/steuern/Muster:-Rechnung-im-Inland.html
Rechnungen über 10.000,- EUR mit Ausweisung der Umsatzsteuer
Ab einem Rechnungsbetrag von 10.000,- EUR ist neben den oben genannten Punkten die Angabe der UID-Nummer des Leistungsempfängers obligatorisch.
Rechnungen unter 400,- EUR mit Ausweisung der Umsatzsteuer
Sogenannte Kleinbetragrechnungen müssen lediglich folgende Punkte enthalten:
- Name und Anschrift des Lieferanten
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder der Leistung
- Lieferdatum
- Preis inklusive Steuersatz
- Steuerbetrag
- Ausstellungsdatum
Reverse Charge Rechnungen
Rechnungen über Waren und Dienstleistungen mit Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger müssen zusätzlich folgende Punkte enthalten:
- UID-Nummer des Leistungsempfängers,
- Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld
Die Rechnung wird ohne Steuersatz und Steuerbetrag ausgewiesen.
Lesen Sie über die Reverse Charge Rechnung bei SalesBlog.
Rechnungen ohne Umsatzsteuer: Die Kleinunternehmerregelung
Kleinunternehmer führen keine Steuer beim Finanzamt ab. Daher wird auf deren Rechnung auch kein Steuersatz und kein Steuerbetrag ausgewiesen. Obligatorisch ist jedoch der Vermerk: „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung“ anzuführen.
Die elektronisch übermittelte Rechnung
Unternehmen profitieren von der Übermittlung elektronisch ausgefertigter Rechnungen. Sie können sich dadurch bis zu 80% der bisherigen Kosten, die durch den Versand von Papierrechnungen angefallen sind, einsparen.
Wer Rechnungen elektronisch übermittelt, hat darauf zu achten, dass
- die Echtheit der Herkunft
- die Unversehrtheit des Inhalts
- die Lesbarkeit
gewährleistet werden kann.
TIPP: Um Rechnungsprozesse zu optimieren, kann der Versand auch auf einen Multichannel-Kommunikationsdienstleister outgesourct werden.
Einen Leitfaden für kleine und mittlere Unternehmen in der EU bezüglich elektronische Rechnungsstellung, veröffentlicht von der WKO, finden Sie hier: http://wko.at/ebusiness/e-rechnung/final_ebl_guide_druck.pdf
Seit dem 1.1.2013 sind elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt.
Rechnung können seitdem als reine PDF-Dateien versendet werden. Einzige Voraussetzung ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers zum Erhalt der elektronisch ausgestellten Rechnung. Unternehmen, die sich besser absichern wollen, haben dazu folgende Möglichkeiten:
Revisionssichere E-Rechnungen
Um eine elektronisch übermittelte Rechnung revisionssicher zu gestalten, können Sie die Rechnung
- mit elektronischer Signatur versehen (seit 2013 nicht mehr zwingend erforderlich)
- über das Unternehmensserviceportal ausstellen (gilt für Rechnungen an die Bundesverwaltung und an Bereiche der öffentlichen Verwaltung)
- mit dem E-Brief der Post versenden
- im E-Tresor revisionssicher archivieren
Mehr Informationen über die elektronische Rechnungslegung finden Sie auf der Seite des Bundesministeriums für Finanzen: https://www.bmf.gv.at/steuern/selbststaendige-unternehmer/umsatzsteuer/elektronische-rechnung_abgaeg2012.html
E-Brief der Post: https://e-brief.post.at/#home
So erstellen Sie eine Rechnung mit elektronischer Signatur
- Handy-Signatur bei einem offiziellen Anbieter registrieren: https://www.buergerkarte.at/pdf-signatur-handy.html
- Rechnung wie gewohnt schreiben und ins PDF konvertieren
- PDF auf dem Portal des Signatur-Anbieters hochladen
- Unterschrift platzieren
- Überprüfung via Handy und Fingerprint
- Signiertes PDF per Mail versenden
- Mail laut gesetzlicher Aufbewahrungsfrist 7 Jahre archivieren
- Die revisionssichere Archivierung kann beispielsweise über www.e-tresor.at erfolgen.
So erstellen Sie eine Rechnung über das Unternehmensserviceportal
Die Rechnungslegung über das Unternehmensserviceportal ist eine Lösung des Bundesrechenzentrums (BRZ). Auch an die ÖBB können bereits E-Rechnungen über das USP versendet werden.
- Auf dem USP registrieren: https://www.usp.gv.at/Portal.Node/usp/public
- Anmelden
- Rechnungsformular aufrufen
- Rechnungspositionen erfassen
- Rechnung online versenden
Mehr Informationen zur Rechnungslegung über das Unternehmensserviceportal: https://www.erechnung.gv.at/erb
NEU: Mit „e-discounting” offene Forderungen sofort in Liquidität umwandeln
Geht es noch effizienter, als es die Erstellung von elektronischen Rechnungen ohnehin schon ist? Ja, das geht!
SalesBlog hat sich das „e-discounting“-Angebot angesehen und ist begeistert! Denn mit diesem absolut revisionssicheren System wird Ihre Forderung bereits als Haben verbucht, bevor sie noch vom Kunden bezahlt wurde. Das bringt Ihrem Unternehmen nicht nur eine verbesserte Liquidität und ein besseres Bilanzbild, sondern auch mehr Transparenz und Kontrolle. Schwerpunkt des Angebots liegt bei KMUs und mittleren Unternehmen.
So funktioniert „e-discounting“:
- Sie fakturieren über die EDITEL-Schnittstelle: https://www.editel.at/loesungen/e-discounting/
- Rechnung geht sowohl an Ihren Kunden als auch als Duplikat an die Bank.
- Die Bank kauft Ihre Forderung an und zahlt den Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer als Vorschuss aus.
- Ihr Kunde bezahlt.
- Die Zahlungen werden automatisch an die Bank weitergeleitet.
Das „e-discounting“-System wird von der Erste Bank und den Sparkassen angeboten.
Mehr dazu erfahren Sie hier: https://www.intermarket.at/de/e-discounting
Papierrechnungen waren gestern. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen zahlt sich die elektronische Rechnungslegung aus. Sie ist effizient und kostensparend. Wer da noch immer auf Papier druckt, ist selbst schuld.