Wer professionell arbeitet, kann es sich nicht leisten, Zeit zu verschenken. Ein modernes Time-Tracking-Modell schafft Übersichtlichkeit und vereinfacht durch aussagekräftige Auswertungen die Rechnungsstellung.
Sie sitzen gerade an einem Projekt, da poppt das Skype-Fenster auf. Einer Ihrer Kunden hat eine neue Idee geboren, die er in das Projekt mit einfließen lassen will. Das Gespräch dauert 35 Minuten: Zeit, die Sie möglicherweise nicht aufzeichnen, und damit auch nicht bei der Endabrechnung berücksichtigen. Mit einem Zeiterfassungssystem wäre Ihr Honorar nicht nur fairer, sondern auch transparenter – und damit professioneller – ausgefallen. Heute ist es möglich, mit einem webbasierten Time Tracking sowohl via PC, Mac, iPhone oder Tablet zu arbeiten. Werden Sie von einem Kunden unterbrochen, erfassen Sie diese Zeit mit nur wenigen Klicks.
Zeiterfassung für Selbstständige aus Österreich: Wofür?
Sie als Selbstständiger haben sich für ein Zeiterfassungssystem entschieden, dass nicht nur Ihre Arbeitszeit aufzeichnet, sondern gleichzeitig erfasst, welche Tätigkeiten in dieser Zeit durchgeführt worden sind. Aus diesen Daten wird eine automatische Rechnung generiert. Sie kontrollieren die Rechnung, ziehen möglicherweise einen Rabatt ab oder erweitern die Rechnung noch um Produkte, die Sie dem Kunden neben Ihrer Arbeitszeit zur Verfügung gestellt haben.
Time Tracking ist das professionelle Tool für Softwarehersteller, Selbstständige aus Marketing und PR, Internet-Agenturen, Ingenieurbüros, Berater und Dienstleister. Vor allem die Kreativbranche profitiert von der Optimierung ihres Workflows und der Minimierung von Unterbrechungen. Die Abrechnung mit einem solchen System schafft Kostentransparenz und schenkt Ihren Kunden mehr Sicherheit und Vertrauen.
Weitere Vorteile auf einen Blick:
- Die Zeiterfassung macht ein fokussierteres Arbeiten möglich.
- Projekte und Auftragsarbeiten können passgenau mit Leistungsnachweis abgerechnet werden.
- Die Systeme mit integrierter Fakturierung schaffen freie Ressourcen durch Zeitersparnis.
- Kleinere Tätigkeiten werden zur genauen Stundenabrechnung auch erfasst.
- Time Tracking Systeme sind ein Qualitätskriterium und unterstreichen die Professionalität einer Firma.
- Transparente Leistungsnachweise eignen sich für die Arbeit in Teams.
- Es gibt auch webbasierte Zeitaufzeichnungs-Systeme für Ihre Mitarbeiter.
Welches System zur Zeiterfassung wählen?
Derzeit schießen Angebote für Time Tracking Systeme wie Pilze aus dem Boden. Entscheiden Sie sich für ein System, das mindestens folgende Anforderungen erfüllt:
- Achten Sie auf ein nach ISO 27001 zertifiziertes System. Verlangen Sie Unterlagen dazu. Diese Zertifizierung garantiert Ihnen ein dokumentiertes Informationssicherheits-Managementsystem.
- Entscheiden Sie sich für ein Hochsicherheitsrechenzentrum.
- Datenschutz nach österreichischem Standard ist Pflicht.
- Lassen Sie sich garantieren, dass Sie mit dem System gegen alle Risiken, auch Naturkatastrophen, abgesichert sind. Informieren Sie sich dazu über den zeitlichen Abstand des Backups und der Spiegelung auf geographisch voneinander getrennten
- Entscheiden Sie sich für ein System mit deutschsprachigem Support.
Weitere Entscheidungskriterien könnten sein:
- die Zeit live per Stoppuhr erfassen.
- eine nachträgliche Zeiterfassung mit Eingabe der Start- und Endzeit möglich machen.
- auch andere Daten wie Spesen, gefahrene Kilometer, Materialkosten, Einsatzort erfassen.
- eine Erfassung via SmartPhone ermöglichen.
Time Tracking Systeme unter der Lupe
Um die Gegenüberstellung einiger Zeiterfassungs-Systeme übersichtlicher zu gestalten, listen wir für Sie hier drei interessante Zeiterfassungsysteme auf. Bitte informieren Sie sich umfassend über mehrere Systeme, die für Sie von Interesse sein könnten.
LogMyTime
Das deutsche Unternehmen bietet ein teamfähiges Online Zeiterfassungssystem an, dass sowohl als Stoppuhr als auch als nachträgliche Erfassung eingesetzt werden kann. Alle Daten können mittels PC, Mac, iPhone und Tablet erfasst werden. Es handelt sich um ein einfach zu bedienendes System. Einarbeitung ist nicht notwendig.
Sicherheit
Auf Sicherheit und die Einhaltung der deutschen Sicherheitsbestimmungen legt LogMyTime viel Wert. Deshalb wird der Server und die Software mehrfach abgesichert. Sicherheitskopien werden 6 x täglich angefertigt: Alle vier Stunden wird ein verschlüsseltes Backup aller Daten durchgeführt und auf zwei weiteren, geographisch voneinander getrennten Rechnern gespiegelt. Auf diese Weise sind Daten auch gegen Naturgewalten gesichert. Die Datenleitung ist HTTPS-verschlüsselt, was das Abhören durch Dritte unmöglich macht. Die deutschen Hochsicherheits-Rechenzentren sind ISO 27001 zertifiziert.
Funktionen
Mit LogMyTime kann aus der erfassten Zeit automatisch der Umsatz berechnet werden. Die Einträge werden Kunden, Projekten und Mitarbeitern zugeordnet. Auch individuelle Daten wie anzurechnende Spesen, gefahrene Kilometer, angefallene Materialkosten und Einsatzort können eingetragen werden. Die Auswertungen können als Excel-, Word- oder PDF-Datei exportiert und gesichert werden.
Preis
Die kostenlose Testphase dauert 30 Tage. Nach Ablauf wird der kostenlose Zugang gelöscht. Eine Kündigung ist nicht notwendig. Bei Interesse steigen Sie auf die Vollversion um. Die Kosten bei Nutzung aller Funktionen belaufen sich auf monatlich 6,95 € (inkl. 19 % Ust.) pro Mitarbeiter. Es entstehen keine versteckten Zusatzkosten. Der Vertrag ist monatlich kündbar.
Mite
Das deutsche Unternehmen hat mit Mite ein Zeiterfassungsprogramm entwickelt, das sowohl für Teams als auch für Freelancer geeignet ist. Alle Daten werden mittels PC oder iPhone erfasst.
Sicherheit
Die Daten werden täglich redundand gesichert. Jede Nacht werden diese auf zwei physisch voneinander getrennte Server gespiegelt. Die Hauptserver stehen in Berlin.
Funktionen
Mite unterstützt alle gängigen Browser auf Windows, Mac OS und Linux. Die Berechnung der durchschnittlichen Arbeitszeit pro Tag, Woche und Monat ist ebenso möglich, wie die Berechnung von Trends. Das System stuft ein Budget automatisch als kritisch ein, sobald es zu 75% ausgelastet ist. Die Zeiten und Kosten können pro Projekt gefiltert werden. Das Add-on „All.mite“ kann bidirektional mit PROFFIX, der Businesslösung für KMUs verbunden werden.
Preis
Mite kann 30 Tage lang kostenlos und ohne Voraussetzung der Kündigung getestet werden. Danach werden monatlich pro Mitarbeiter 5,- € (inkl. 19 % Ust.) fällig. Es entstehen dabei keine versteckten Zusatzkosten.
https://mite.yo.lk/testen.html
LBS Logistics
Das Unternehmen aus Österreich bietet neben einer Vielzahl anderer Lösungen, wie beispielsweise zur Baustellenabwicklung, Temperaturaufzeichnung und –überwachung, eine professionelle mobile Zeiterfassungs-Lösung mittels App an. Unter den Leitkunden finden sich Größen wie Metro, Gourmet Menü-Service, Loidl, Maresi und Erfurth Spezialbau. Das Time Tracking System richtet sich an große, mittelständische und Ein-Personen-Unternehmen und kann individuell angepasst werden. Das Beratungs- und Softwareunternehmen hat sich seit 2003 auf Mobiles Business spezialisiert.
Funktionen
Bei LBS Logistics werden die gewünschten Funktionen individuell angepasst. Das Projekt Zeiterfassung startet mit einer Ist-Analyse, bewegt sich weiter zur Konzeption und Implementierung bis hin zur letztendlichen Integration. Der Support besteht aus einem Service-Desk via Web- und E-Mail-Support.
Preis
Da es sich um eine individuelle Lösung handelt, kann kein Pauschalpreis genannt werden.
Fazit
Nehmen Sie sich Zeit, um sich über Ihre Möglichkeiten zu erkundigen und greifen Sie nicht gleich zur ersten angebotenen Lösung. Denken Sie dabei an die von uns genannten wichtigsten Entscheidungskriterien. Erfragen Sie diese gleich bei jedem einzelnen Anbieter. So können Sie die Dienstleistungen vergleichen und bekommen auch ein Gespür für die Menschen, die hinter den Systemen stecken.
TIPP: Referenzen von bekannten Firmen deuten auf ein professionell arbeitendes Unternehmen hin.
Autorin: Claudia Felbermayer von TOF