Selbstständige und kleinere Unternehmen kennen das Problem: Die Buchhaltung ist of Neuland, ein Steuerberater aber oft zu teuer. Ich habe mich auf die Suche nach der idealen Rechnungswesen-Software für Selbstständige gemacht – und bin fündig geworden. Ein Erfahrungsbericht.
Inhaltsverzeichnis
Steuerberater oder selber buchen?
Die Suche nach geeigneter Rechnungswesen-Software
ProSaldo.net und ich: die ersten gemeinsamen Schritte
Warum ich mich für ProSaldo.net entschieden habe
Integrierte UVA und Bankdatenimport sparen Zeit
Warum Online-Lösung?
Muss die Rechnungswesen-Software aus Österreich kommen?
Steuerberater oder selber buchen?
Ich werde oft gefragt, wie ich die ganzen buchhalterischen Sachen in meiner Agentur erledige. Für die meisten, die sich selbstständig machen, ist die Buchhaltung ein totales Neuland. Der erste Weg führt oft zum Steuerberater, aber meistens stellt sich heraus, dass es einfach zu teuer ist, das Rechnungswesen komplett dort erledigen zu lassen.
Außerdem ist es ja wichtig – gerade in der Anfangszeit – einen Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben zu haben. Ich habe zuerst mein Rechnungswesen in Excel gemacht, und für den Anfang hat das auch gereicht. Aber bald bin ich draufgekommen, dass das nicht ausreichend ist, weil das ab einer gewissen Menge von Rechnungen/Buchungen einfach viel zu viel Zeit verschlingt.
Die Suche nach geeigneter Rechnungswesen-Software
Ich habe mich dann auf die Suche gemacht, habe im Internet recherchiert und zuerst nach Rechnungswesen-Software als lokale Installation gesucht. Ich bin bei der Firma haude in Wien gelandet und das war mein Glück. Ich habe dort angerufen, um zu fragen, welche Rechnungswesen-Software (haude bietet verschiedene Lösungen an) für mich die passende wäre.
Anhand der Funktionen der einzelnen Programme, die die Firma anbietet, habe ich nicht erkennen können, welche Software ich brauche – dazu kannte ich mich einfach zu wenig aus. Nach einem halbstündigen Telefongespräch mit haude war klar, was für uns das die beste Variante ist: die online Buchhaltungslösung aus dem Portfolio namens ProSaldo.net.
ProSaldo.net und ich: die ersten gemeinsamen Schritte
Ich habe mir als erstes einen Test-Zugang angelegt. Ging ganz schnell und einfach. Dann habe ich begonnen, mir die einzelnen Bereiche im Programm anzuschauen. Zugegeben, mir war am Anfang nicht alles klar, und ich habe ein paar Mal mit der Firma haude telefoniert (sehr geduldige und hilfsbereite Damen und Herren dort!) und die How-to-Videos habe ich auch fast alle durch. Aber mittlerweile bin ich mit meiner Wahl sehr zufrieden.
Meine Rechnungswesen-Kenntnisse haben sich sehr verbessert, da ich ja quasi gezwungen war, mich mit dem Ganzen auseinander zu setzen. Aber das war auch gut so: Ich habe jetzt das Gefühl, mich auszukennen und gut für die Zukunft gerüstet zu sein. Ich kenne mein Unternehmen und weiß, wie es finanziell dasteht.
Warum ich mich für ProSaldo.net entschieden habe
Mit der Zeit erkenne ich immer mehr Vorteile von ProSaldo.net, die wichtigsten möchte ich hier kurz aufzählen.
Da das Agenturleben schnelllebig ist, muss nach einem Kundentermin sobald als möglich ein Angebot erstellt werden, damit man dem Kunden nicht nur in Erinnerung bleibt, sondern auch rasch zu einer Zusage kommt. Mit ProSaldo.net kann ich schon während des Kundentermins ein Angebot mit Büro2go (eine App, die man kostenlos dazubekommt) am Handy erstellen und dem Kunden per E-Mail gleich schicken.
Oder, wie ich es auch öfters mache, ich tippe beim Kundentermin die vom Kunden angegebenen Informationen in die App und finalisiere dann das Angebot am Notebook im Büro. Die Daten zwischen der App und ProSaldo.net sind immer synchron. Das spart wahnsinnig viel Zeit und wir können uns auf unsere Kunden konzentrieren.
Was ich auch sehr praktisch finde: Wenn wir einen neuen Kunden haben und den Kontakt in ProSaldo.net anlegen, kann man direkt die UID-Nummer überprüfen. Die muss ja, wenn man B2B arbeitet, immer geprüft werden, damit rechtlich alles passt. Das läuft bei dieser Rechnungswesen-Software ganz automatisch.
Integrierte UVA und Bankdatenimport sparen Zeit
Eine weitere gute Sache ist der Bankdatenimport. Sprich, man kann alles, was über das Bankkonto läuft, ins System importieren und muss nichts mehr abtippen. Hat bei unserer Bank super funktioniert und erspart uns wieder einiges an Zeit, in der wir uns unseren Kunden und Projekten widmen können.
Da wir eine junge Agentur sind und noch sehr auf das Geld schauen müssen, sind wir sehr froh, dass wir unseren Steuerberater nur noch für die Steuererklärung am Jahresende brauchen. Alles andere können wir selber machen. D.h. das ganze Rechnungwesen machen wir selbst und auch die Umsatzsteuervoranmeldung können wir direkt aus dem System an FinanzOnline schicken.
Warum Online-Lösung?
ProSaldo.net läuft ja online im Browser. Das heißt, man erspart sich die Installation auf einzelnen Arbeitsplätzen. Und die Zusammenarbeit im Team funktioniert auch wesentlich einfacher, dadurch, dass jeder seinen eigenen Zugang hat und alle gleichzeitig im System arbeiten können, ohne sich gegenseitig „im Weg zu stehen“.
Wenn meine Mitarbeiter zum Beispiel mehrere Angebote oder Rechnungen gleichzeitig erstellen, stellt das System sicher, dass eine Belegnummer immer nur einmal vergeben wird. Genauso, wie es vom Gesetzgeber vorgegeben ist. Außerdem müssen wir uns so nicht um die Datensicherung kümmern – das macht haude im Rechenzentrum -, sondern nur schauen, dass wir eine gute Internetleitung haben, die wir aber sowieso für unsere Arbeit benötigen.
Muss die Rechnungswesen-Software aus Österreich kommen?
Was für mich auch noch sehr wichtig war und ist: ProSaldo.net wird in Österreich entwickelt. Ich habe auch Lösungen aus Deutschland getestet, aber da stößt man oft an seine Grenzen. Steuersätze passen nicht, beim Kontenrahmen ist es nicht anders und von FinanzOnline für die Umsatzsteuervoranmeldung hat dort noch niemand gehört. Alles äußerst mühsam und eigentlich gar nicht einsetzbar. Bei ProSaldo.net ist alles für österreichische Unternehmen und deren Rechnungswesen ausgelegt.
Das war meine persönliche Story zur Frage: „Was ist die ideale Rechnungswesen-Software für Selbstständige?“. Vielleicht hilft es dem einen oder dem anderen von euch, wenn ihr gerade selbst an dem Thema dran seid.