Seit 01. Jänner 2016 gilt in Österreich die Registrierkassenpflicht. Betroffen sind alle Betriebe ab einem jährlichen Gesamtumsatz von netto 15.000,- Euro, von dem mindestens 7.500,- in bar bezahlt werden. Als Barzahlung gelten dabei auch Überweisungen mittels Bankomat-und Visakarte oder Bezahlung mit dem Mobiltelefon. Die gesetzlichen Grundlagen dafür wurden infolge des Steuerreformgesetzes 2015/2016 mit den §§ 131b (1) und 132a (2) Bundesabgabenordnung (BAO), der Registrierkassenverordnung (RKSV) (3) und dem Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht (4) geschaffen. Mit Rechtsgültigkeitsdatum 1. April 2017 ist wieder eine neue Sicherheits-Verordnung erlassen worden. Aber welche Pflichten hat der Unternehmer nun insgesamt unbedingt zu erfüllen?
Der Kampf gegen Steuerbetrug: Hart. Aber fair?
Neapel hat es vorgemacht. Österreich zog nach. Seit 01. Mai 2016 ist der Unternehmer in der Pflicht, jedem Kunden einen Kassenbon auszuhändigen. Die Registrierkassen- (§ 131b BAO) sowie die Belegerteilungspflicht (2) wurden geschaffen, um Steuerhinterziehung zu erschweren. Ob damit tatsächlich eine Verhältnismäßigkeit gegeben ist, soll hier nicht die Frage sein. Denn Fakt ist: Wer sich nicht daran hält, hat mit einer Geldstrafe von bis zu 5.000,- Euro zu rechnen. Dazu kommt seit 1. April noch eine weitere Geldstrafe von bis zu 5.000,- Euro aufgrund des Nichtvorhandenseins einer technischen Sicherheitseinrichtung gegen Manipulationsschutz. Wer möchte, kann sich zu Informationszwecken dazu das Finanzstrafgesetz, hier speziell die Finanzstrafenordnungswidrigkeiten §§ 49 bis 51 (5) durchlesen. Diese rigorosen Strafen können möglicherweise auch noch zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Abgabenbehörde führen.
Aber alles der Reihe nach.
Die Registrierkassenpflicht gilt für alle
Sogar für das Punschstanderl am Wiener Christkindlmarkt, sofern es über eine jährliche 30.000,- Euro-Grenze kommt. Liegen die Nettoeinnahmen unter dieser Umsatzgrenze, ist der Marktstandler von der Kassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht ausgenommen. In diesen Fällen reicht die vereinfachte Losungsermittlung. (Siehe dazu §§ 2 bis 4 Barumsatzverordnung BARUV) (6) Das heißt, es reicht in diesen Fällen, einen Beleg auszustellen und die Durchschrift zu einem späteren Zeitpunkt im Office zu erfassen. Unter diese Regelung fallen unter anderem auch Schilehrer, Alm- und Berghütten, Christbaum- und Maroniverkäufer, Kantinen und einige andere Unternehmer, welche so genannte Umsätze im Freien erwirtschaften. Buschenschanken dürfen die vereinfachte Losungsermittlung dann anwenden, wenn sie weniger als 14 Tage im Jahr geöffnet haben und die jährliche Umsatzgrenze nicht überschreiten. Alle anderen haben in den sauren Apfel zu beißen.
Neue Regelungen seit 1.4.2017
Die Bundesregierung beliebt nicht zu scherzen. Auch nicht am 1. April. An diesem Tag sind im Jahr 2017 weitere Neuerungen bezüglich der Registrierkassenpflicht in Kraft getreten. Sie sehen die Notwendigkeit einer Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation vor. Die Sicherheit soll durch eine so genannte „Signaturerstellungseinheit“ gegeben werden. Ab diesem Datum muss jeder Barumsatz durch eine unabänderliche Signatur gekennzeichnet werden. Eine elektronische Signatur zertifiziert beispielsweise das Unternehmen A-Trust, das sich zum großen Teil im Eigentum der Wirtschaftskammer (WKO) befindet. Voraussetzung dafür ist die Aktivierung der Registrierkassa über FinanzOnline.
Insiderinfo: A-Trust zertifiziert auch die Mobile Handysignatur, mit der jede/r ÖsterreicherIn die Möglichkeit hat, Dokumente elektronisch zu unterfertigen.
Außerdem muss der Manipulationsschutz durch eine eigene Sicherheitseinrichtung, ein Datenerfassungsprotokoll und einen Summenspeicher gewährleistet sein. Für die Umrüstung wenden Sie sich an Ihren Kassenhersteller.
StartUps brauchen bei Geschäftseröffnung eine Registrierkassa inklusive der gesetzlichen Sicherheitsupdates
Wie Sie als Jungunternehmer vorgehen, um an Ihre Registrierkassa zu kommen, erklären wir Ihnen hier Schritt für Schritt:
- Suchen Sie sich einen Kassenhersteller in Ihrer Nähe. Sie können dafür die oben erwähnte WKO-Liste der österreichischen Kassenhersteller zu Rate ziehen.
- Machen Sie den Kauf einer geeigneten Registrierkassa mit der Unterzeichnung einer Bestätigung zur Rechtskonformität vom Verkäufer abhängig. In dieser soll der Händler auch die Durchführung des gesetzlich vorgeschriebenen Manipulationsupdates bestätigen. Einen solchen Mustervertrag, der Ihnen die Erfüllung der gesetzlichen Normen zusichert, finden Sie auf der Seite der WKO: https://www.wko.at/service/steuern/Mustervereinbarung-Registrierkassen.html
- Holen Sie sich eine Signaturkarte. Diese bekommen Sie über die Anbieter A-Trust (7), PrimeSign (8) oder GlobalTrust (9).
- Viele Registrierkassenhändler haben einen Vertrag mit einem der drei Anbieter für Signaturkarten. In diesem Fall ersparen Sie sich Schritt 3.
- Verbinden Sie sich mithilfe der Signaturkarte mit Ihrer Registrierkasse.
- Erstellen Sie den Startbeleg.
- Melden Sie die Registriergasse mit Signaturkarte bei FinanzOnline.
- Falls Sie nicht wissen, wie das OnlinePortal funktioniert, hilft Ihnen Ihr Steuerberater Für versierte User hat die WKO ein Webinar mit allen Schritten zur Anmeldung über FinanzOnline zusammengestellt: https://www.wko.at/service/unternehmensfuehrung-finanzierung-foerderungen/So-melden-Sie-Ihre-Registrierkasse-auf-FinanzOnl.html
- Prüfen Sie die Signatur am Startbeleg mit der „BMF Beleg-Check-App“ (10)
Wichtige Tipps:
- Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung vom Kauf bis zur Aktivierung Ihrer Registrierkasse hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) in einem netten Cartoon verbildlicht: https://bmf-webtv.ots.at/bmf/informationsvideo-in-5-schritten-zur-legalen-registrierkasse(Anm.: Das Cartoon wurde im Zuge der verpflichtenden Umsetzung der Manipulationsupdates durchgeführt. Zum jetzigen Zeitpunkt können Sie sich keine Prämie mehr für den Kauf einer Kasse sichern. Leider gibt es auch für StartUps keinerlei finanzielle Unterstützung.)
- Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Registrierkasse für Sie die beste ist, kann folgender WKO-Online Ratgeber eine große Hilfe sein: http://registrierkassenauswahl.wkoratgeber.at
- Sie haben weitere Fragen zur Registrierkassenpflicht? Die Wirtschafskammern bieten Ihnen als Unternehmer Unterstützung an!
Für jeden Berufszweig die geeignete Registrierkasse
Es gibt unterschiedliche Arten von Registrierkassen in verschiedensten Preiskategorien, die sich jeweils besser oder schlechter für Ihren Betrieb eignen. Klären Sie daher schon vor dem Kauf folgende Fragen ab:
- Auf welches Papierformat wollen Sie Ihre Belege drucken?
- Brauchen Sie eine mobile Kassa, weil Sie beim Kunden vor Ort arbeiten?
- Muss das System in der Lage sein, Gutscheine, Rabatte oder Retournahmen zu behandeln?
- Soll das System die Bezahlung via Bankomatkarte berücksichtigen können?
- Soll das System mit Ihrem Steuerberater verbunden sein?
- Soll die Kasse auch Aktionen verwalten können?
- Soll die Kasse auch Ihre Kundenverwaltung übernehmen?
- Soll die Registrierkasse an ein Warenwirtschaftssystem angeschlossen werden?
- Wie viele Artikel muss das System verwalten können?
Die Preise einer Registrierkassen-Software beginnen bereits ab rund 40,- Euro monatlich. Es gibt sogar Gratis-Anbieter gesetzeskonformer Registrierkassen, wobei Sie hier besondere Vorsicht walten lassen müssen, bevor Sie sich für solche Angebote entscheiden. Speziell zu den verschiedenen Anbietern von Registrierkassen wird es in nächster Zeit einen weiteren Blog geben. Es lohnt sich, wieder bei salesblog.at vorbeizuschauen!
Unsere Empfehlungen: Die wichtigsten Punkte auf einen Blick
„Unwissenheit schützt nicht vor Strafe“ ist eine alte Redewendung, die es auch in diesem Fall treffend formuliert. Welche Punkte Sie sich bei der Arbeit mit der Registrierkasse unbedingt merken sollten, wollen wir zum Schluss dieses Artikels noch einmal kurz benennen. Um sich von Anfang an sicher fühlen zu können, empfehlen wir Ihnen, diese Punkte unbedingt zu berücksichtigen:
Vergessen Sie keine einzige Barzahlung!
Machen Sie es gleich von Anfang an richtig. Lassen Sie jede Barzahlung gleich bei Vertragsabschluss über die Registrierkasse laufen und überreichen Sie dem Kunden den Beleg. Der Käufer müsste zwar den Beleg der Richtigkeit halber annehmen und bis vor das Geschäft mitnehmen: Tut er es aber nicht, drohen ihm keine strafrechtlichen Konsequenzen. Er kann jedoch von der Finanzverwaltung kontrolliert werden. Sie als Unternehmer halten sich an die Belegerteilungspflicht, um keine Finanzstrafe zu kassieren. Damit haben Sie Ihren Teil der gesetzlichen Anforderungen bereits erfüllt. (Siehe dazu https://www.help.gv.at/Portal.Node/hlpd/public/content/232/Seite.2320914.html unter „Belegannahme des Kunden“).
Erstellen Sie den Monatsbeleg
Am Ende des Monats erstellen Sie einen Monatsbeleg, der im Datenerfassungsprotokoll gespeichert wird. Dieser wird in den meisten Fällen mit nur einem Klick über die Registrierkasse erstellt. Sollten Sie nach Erstellung dieses Belegs noch einen Verkauf tätigen, müssen sie einen neuen Monatsbeleg ausdrucken und aufbewahren. Dasselbe gilt übrigens für den Jahresbeleg.
Verändern Sie Belege nicht nachträglich
Das Ändern oder Löschen eines Belegs im Nachhinein gilt als „Manipulation von Aufzeichnungssystemen“. Dieses Vergehen wird mit bis zu 25.000,- Finanzstrafe geahndet!
Vergessen Sie nicht auf die vierteljährliche Datensicherung
Diese muss auch noch nach dem durchgeführten Manipulationssicherheits-Update weiterhin getätigt werden. Sichern Sie das vollständige Datenerfassungsprotokoll mindestens vierteljährlich auf einem unveränderbaren externen elektronischen Medium.
Kontrollieren Sie die gesetzlich geforderten Inhalte des Kassenbelegs
Ihr Kassenbeleg muss sieben Punkte beinhalten. Folgende Daten müssen auf Ihrem Beleg ausgewiesen werden:
- Fortlaufende Belegnummer
- Datum und Uhrzeit der Erstellung
- Warenbezeichnung und Menge
- Betrag der Zahlung, getrennt nach Steuersätzen
- Name des Unternehmens
- Kassen-Identifikationsnummer (via FinanzOnline)
- QR-Code oder anderer maschinenlesbarer Code
Unternehmer, die bereits Erfahrungen mit der Registrierkassa gesammelt haben, berichten davon, dass sich der Tagesablauf durch die neu geschaffenen Gesetze nicht wesentlich verändert hat. Wer sich einmal daran gewöhnt hat, der hat dadurch auf lange Sicht sogar einen Zeitgewinn. Es ist eben so, wie immer: Wer das Beste daraus macht, kann aus allem einen positiven Nutzen ziehen.
- https://www.ris.bka.gv.at/NormDokument.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10003940&Artikel=&Paragraf=131b&Anlage=&Uebergangsrecht
- https://finanzierung.or.at/registrierkassenpflicht/