Das Fahrtenbuch ist für viele Selbständige, Unternehmer oder Firmenfahrzeug Besitzer ständiger Begleiter. Positive Gedanken haben daran allerdings wenige. In erster Linie ist es notwendige und lästige Pflicht, um sich etwas Geld vom Finanzamt zurückzuholen und steuerlich nichts liegen zu lassen.
Mittlerweile wird der Markt an Lösungen für elektronische oder händische Fahrtenbuch unüberschaubar. Wir haben daher die wichtigsten Möglichkeiten untersucht und bringen Licht ins Dunkel der Buchführung.
Welche Möglichkeiten gibt es, Fahrtenbuch zu führen?
Die Daten für das Fahrzeugbuch kann man grundlegend auf zwei Arten sammeln, durch ablesen das Kilometerstandes und eintragen auf Papier oder eine App, oder das erfassen per GPS System. Letzteres ist sicher die bequemste Art seine Fahrten aufzuzeichnen. Einziger Nachteil ist teilweise der höhere Anschaffungspreis und dass die Kilometer zwischen Tacho und GPS hin und wieder abgeglichen werden müssen, weil das GPS System genauer misst als der Fahrzeugtacho.
Erfassung per Hand
Die klassische Datenerfassung per Hand, ist nach wie vor die am häufigsten anzutreffende in österreichischen Firmenfahrzeugen. Nachteil an dieser Methode ist nicht nur, dass das Geschriebene oft kaum noch leserlich ist, sondern auch die Zeit, die für das Eintragen der Daten aufgewandt wird. Korrekturen bei falsch eingegebenen Daten sind ebenfalls sehr schlecht möglich.
Dennoch hat diese analoge Variante den Charme der Einfachheit. Ein Papier Fahrtenbuch ist vorgedruckt in jedem gut sortierten Papierladen oder im Internet erhältlich. Einzige Fehlerquelle bleibt der Fahrer. Insofern ist diese Lösung interessant für alle, die nur hin und wieder berufliche Fahrten aufzeichnen müssen, für Selbständige bieten sich aber noch viele andere Möglichkeiten.
Microsoft Excel Fahrtenbuch
Nach wie vor hält sich das Gerücht, dass die Fahrten, die mit Excel protokolliert wurden, nicht vom Finanzamt anerkennt werden würden. Tatsache ist auch, dass es einen Fall im Jahr 2007 gab, bei dem es Streitigkeiten zwischen Unternehmer und Finanzamt gab.
Grundsätzlich ist die Skepsis des Finanzamts auch verständlich. Problematisch ist aber nicht die digitale Buchführung, sondern der Weg den die Daten in das Tabellenprogramm nehmen. Da man Excel selten in der Jackentasche dabei hat, müssen die Daten, meist handschriftlich, aufgezeichnet und dann übertragen werden. Auf diesem Weg ist Manipulation, auch unabsichtliche, kaum auszuschließen. Da eine anerkannte Abrechnung aber für die Steuer sehr wichtig ist, lässt sich kaum ein Unternehmen auf dieses Risiko ein.
Ausser dass man die Daten also zusätzlich digital zur Verfügung hat, bietet Excel kaum Vorteile zur händischen Fahrtenbuch Führung.
Software Lösungen in Österreich
Sehr ähnlich zu Excel gibt es weitere Software Lösungen für den österreichischen Markt. Das Problem wie bei Excel bleibt aber bestehen. Wer sich für solch eine Lösung entscheidet, muss sich bewusst sein keine eigentliche Erfassungsarbeit einzusparen.
Fahrtenbuch per App
Das Fahrtenbuch mit einer App Führung ist ein deutlicher Schritt in Richtung Arbeitserleichterung.
Es gibt grundlegend zwei herangehensweisen:
- Datenerfassung per Hand in der App
- Datenerfassung per GPS und per Hand
Letzteres ist ein großer Vorteil bei der Glaubwürdigkeit gegenüber dem Finanzamt. GPS Daten können kaum verfälscht werden. Das Problem daran, ist die Akku Laufzeit der Smartphones. Wer ständig mit eingeschaltetem GPS fährt, wird kaum über 2-3 Stunden Laufzeit kommen, was im Alltag nicht zu gebrauchen ist.
Wichtig bei der Auswahl der App, ist aber nicht nur die Bedienung selbst, sondern auch die Möglichkeiten im Backend, von wo aus die Daten exportiert und kontrolliert werden können. Man muss dem Anbieter schon vertrauen, mit den Daten und Informationen entsprechend sicher zu verfahren.
Natürlich ist der Kontakt zum App Hersteller nicht so einfach, wie das bei einer eigenen Hard- oder Software Lösung der Fall ist. Die niedrigen Kosten schlagen sich also teilweise schon auch im Service nieder. Hier muss jedes Unternehmen selbst über die genauen Anforderungen an das Fahrtenbuch System nachdenken.
Hardware Lösung
Für uns der Königsweg. Die Anschaffung der GPS Geräte ist meist erschwinglich. Im Bereich € 150,- bis € 300,- findet man verschiedenste Hersteller. Die klugste Lösung ist die, bei der ein kleiner Adapter an die OBD Schnittstelle (OnBoard Diagnose) angebracht wird. Schnell und kinderleicht angesteckt, verrichtet das System dort seinen Dienst und zeichnet Fahrten per GPS Signal auf. Zusätzlich ist ein kleiner Schlüssel dabei, mit dem vom privat in den beruflichen Modus und umgekehrt geschalten wird. Die Signalisierung erfolgt mittels kleiner LED. Im Gerät selbst ist eine SIM Karte eingebaut, die die Daten zum Server des Anbieters schickt.
Die restliche Bedienung erfolgt bequem mit einer zusätzlichen App, wo die genauen Kontaktdaten der Fahrten und der Kilometerabgleich durchgeführt wird. Manche Systeme sind so intelligent, dass die Adresserfassung automatisch anhand der GPS Koordinaten im Abgleich mit einer Adressdatenbank durchgeführt wird. Das bedeutet, die Adressen Heimatort, Büro, Filialen, wichtigen Kunden werden vorab im Backend hinterlegt, erkennt das System einen längeren Stillstand bei einer der eingegebenen Adressen, wird diese automatisch der Fahrt zugeordnet.
Diese Systeme sind somit von der Handhabung sehr angenehm und einfach zu bedienen, bieten aber durch die meist nationale Firmenausrichtung ein hohes Maß an Datensicherheit und Support. Die Aufzeichnungen sind immer verfügbar hat und wer Fragen hat, kann sich jederzeit an den Anbieter wenden.
Wird das elektronische Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt?
Das Finanzamt bevorzugt eine möglichst genaue und lückenlose Führung des Fahrtenbuchs. Daher sind die elektronischen Fahrtenbücher in Kombination mit GPS das einzige Mittel, bei dem mit Sicherheit gesagt werden kann, dass elektronische Aufzeichnung anerkannt wird.
Folgende Daten müssen für das Finanzamt bei beruflichen Fahrten erfasst werden:
- Datum
- Uhrzeit, Kilometerstand und Ort bei Abfahrt
- Uhrzeit, Kilometerstand und Ort bei Ankunft
- Zweck der Fahrt
- Name des Kunden, Unternehmens, Partners ist optional, wird aber gerne gesehen
Wer zusätzlich noch die GPS Daten als Backup vorlegen kann, ist auf der sicheren Seite, auch wenn der Steuerprüfer selten darauf zurückgreifen wird. Der Nachweis ist in jedem Fall gegeben und der Steuerprüfer erhält alle Antworten. Mit dem integrierten Rechner erhält man zudem alle wichtigen Kennzahlen auf einen Blick.
Wichtig bei allen Varianten ist es, seine Mitarbeiter über die Einführung eines Datenerfassungssystems zu informieren. Diese haben natürlich das Recht darauf, diesem zu widersprechen.
Fazit:
Wer ganz sicher gehen möchte, dass das Fahrtenbuch anerkannt wird, sollte entweder auf die handschriftliche Variante oder die digitale Erfassung kombiniert mit GPS zurückgreifen. Letzteres ist zwar finanziell etwas teurer, rentiert sich aber alleine aufgrund der einfachen und schnellen Bedienung sehr schnell. Die Geräte die an der OBD Schnittstelle montiert werden, bringen ein Höchstmaß an Effektivität.
Quellen: http://wirtschaftsblatt.at/home/nachrichten/recht_steuern/1026742/index