Wir haben bereits in unserem Blog „Selbstständig machen in Österreich – der große Ratgeber“ eine kurze Einführung zur Handysignatur geliefert. Sie ist viel mehr als ein digitaler Ausweis und der praktische Ersatz der Bürgerkarte. Mit der Handysignatur ersparen Sie sich einen Großteil der Amtswege. Damit können Sie aber noch einen weiteren Vorteil nutzen: Den E-Tresor.
Was ist der E-Tresor?
Der E-Tresor ist ein praktisches ERP-Business-Tool, das von A-Trust, der österreichischen Gesellschaft für Sicherheitssysteme im elektronischen Datenverkehr, angeboten wird. Das Online-Werkzeug ist die ideale Lösung für alle Kleinunternehmer und EPUs.
- Elektronische Rechnungslegung inklusive Signatur
Mit dem E-Tresor können Sie unkompliziert Rechnungen schreiben, signieren und versenden. Dabei erfüllt die Anwendung alle gesetzlichen Auflagen aus Österreich. Anwender entscheiden sich dabei für eine von drei Methoden zur Sicherung ihrer Rechnungen.
- Innerbetriebliches Steuerungsverfahren
- Elektronischer Datenaustausch
- Qualifizierte Signatur
EPUs und Kleinunternehmer sind mit der unkomplizierten Qualifizierten Signatur am besten beraten. Die gespeicherten Rechnungen werden über einen Zeitraum von 7 Jahren gesichert. Der zur Verfügung gestellte 5 GB Speicherplatz wird in einem Hochsicherheitsrechenzentrum der Firma A-Trust gehostet und durch die Aufsichtsbehörde RTR gemonitort. Rechnungen werden mithilfe von QR-Codes und Mehrfachsignaturen gesichert. Umfangreiche Information zur Elektronischen Rechnungslegung inklusive Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie hier: http://www.castelligasse.at/castelli-online/e-Rechnung/eRechnung.htm#SIGNIEREN
- Artikel und Warengruppen anlegen
Bevor Sie die automatisierte Rechnungserstellung nutzen können, müssen Sie Ihre Artikel und Warengruppen inklusive Steuersatz anlegen. Zur jeweiligen Warengruppe lassen sich anschließend die Artikel zuordnen. Danach ist es möglich, nicht nur die Rechnung automatisch zu erstellen, sondern auch zu versenden.
- Rechnungen hochladen
Eine andere Möglichkeit stellt das Hochladen von Rechnungen dar, die Sie in einem anderen Programm wie Word oder Excel erstellt haben. Alle PDF-Dokumente können elektronisch signiert werden.
- Alle wichtigen Dokumente an einem Spot
Der E-Tresor kann als der zentrale Punkt all Ihrer Dokumente verstanden werden. Verträge, Bankdaten, Versicherungspolizzen, Zeugnisse oder medizinische Dokumente lassen sich hier sicher verwahren, und von jedem Ort aus aufrufen. Dokumente können bequem in die Unterschriftenmappe gelegt, und zu einem späteren Zeitpunkt sicher signiert werden.
Zeitersparnis pur: Sehen Sie hier, wie Sie mit dem E-Tresor zukünftig Dokumente vom Notar beglaubigen lassen können. http://www.castelligasse.at/castelli-online/e-Notar/eNotar.htm
- PDF unterschreiben
Für alle, die mit ihren Geschäftspartnern schnell und sicher Verträge abschließen wollen: Mit dem E-Tresor ohne Zeitverlust PDF Dokumente signieren.
Finden Sie hier die Schritt-für-Schritt-Anleitung: Wie signiere ich ein Dokument?
https://www.e-tresor.at/business/#/info/content/tutorial-wie-signiere-ich-ein-Dokument
TIPP: Für Geschäftspartner aus dem Ausland: Ein von Ihnen erstelltes PDF Dokument hochladen, signieren und per Mail versenden. Der Partner oder Kunde aus dem Ausland signiert seinerseits mittels einer akkreditierten Zertifizierungsstelle, die bereits in vielen Ländern weltweit möglich ist. Für Ihre Kunden aus Deutschland können Sie Zertifizierungsanbieter wie www.signtrust.de (Deutsche Post), www.d-trust.de oder www.datev.de/zdamodell vorschlagen. Ihr Partner signiert das Dokument ebenfalls und sendet es per Mail retour.
Weitere akkreditierte Zertifizierungsdienstanbieter: https://www.nrca-ds.de/ZDAliste.htm
- Revisionssicher: Gesetzeskonforme Archivierung für das Finanzamt
Das Finanzamt in Österreich verlangt eine revisionssichere Archivierung elektronischer Daten. Dafür müssen elektronische Archivsysteme unter anderem folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Berechtigung der Nutzer
- Dokumentation des Verfahrens
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
- Nachvollziehbarkeit
- Ordnungsmäßigkeit
- Prüfbarkeit
- Sicherheit vor Veränderung oder Verfälschung
- Sicherung vor Verlust
- Verfahrensdokumentation
- Vollständigkeit
Der E-Tresor ist zu 100 % revisionssicher. Damit ist es dem Unternehmer möglich, seine Dokumente in einem Schritt gleichzeitig für das Finanzamt vorzubereiten.
- Passwort Tresor
Im Passwort-Tresor bewahren Sie alle wichtigen Passwörter verschlüsselt auf. Hier finden nicht nur Passwörter für Seiten wie FinanzOnline Platz, sondern Sie können auch bequem PIN-Codes und Bankomat-Codes sicher verwahren.
- Weitere Features kurz und knapp
- Archiv für Rechnungen via WORM-Speicher
- Tags vergeben
- Webanwendung ist browserbasiert
- 5 GB Speicherplatz
- Bedienung für mehrere Benutzer mit zuweisbaren Zugriffsrechten
- Datenerfassungsprotokoll (Registrierkasse)
- Journal (Aktivitätenprotokoll)
- Scanfunktion (SmartPhone PictureToDocument)
- Rechnungslayout frei gestaltbar
- Sicherheit
Alle von Ihnen im E-Tresor gesicherten Daten werden in einem hochsicheren Rechenzentrum aufbewahrt und sind so verschlüsselt, dass nur Sie Zugriff darauf haben. Die sicherste Login-Funktion wird durch die Handy-Signatur angeboten. Der Login kann aber auch mittels Bürgerkarte durchgeführt werden. Einige Sicherheitseinstellungen können von Ihnen individuell verwaltet werden.
Kosten: EUR 12,- / Monat
Mit dem E-Tresor hat die Suche nach der geeigneten Software zur Rechnungslegung in Österreich ein Ende. Sie können damit Dokumente sichern, aufbewahren und für das Finanzamt vorbereiten. Ein besonderer Vorteil: Sie können all Ihre wichtigen Daten unterwegs, von jedem Ort der Welt, aufrufen. Das macht den E-Tresor möglicherweise sogar für Digital Nomads interessant. Ab sofort haben Sie mehr Zeit, um sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.
A-Trust: http://www.a-trust.at
Kommunikation Aufsichtsratbehörde RTR: https://www.rtr.at